사용 증빙을 카드 사용 영수증을 풀로 붙어 제출하게 되어있다 (5년 보관)
사업비 정산에 관련 법률을 보면
제9조(사업비 관리기준) ① 수행기관의 장은 출연금과 민간부담 현금을 다른 용도의 자금과 분리하여 별도의 통장 및 계정을 두어 관리하여야 하고, 사업비 계좌, 사업비 카드 및 법인카드를 반드시 사업비관리시스템에 등록하여야 한다.
②수행기관의 장은 사업비 관리를 위하여 기관 명의의 수시 입출금이 가능한 보통예금 계좌를 사용해야 하며, 사업비 계좌의 변경이 필요한 경우 전담기관에통보해야 한다.
③제1항에 불구하고 국가연구개발사업 과제를 10개 이상 수행하는 비영리기관은 하나의 통장을 사용할 수 있으나, 각 과제별로 계정을 두어 관리하여야 한다.
④RCMS 적용 사업은 사업비 사용내역 입력 후 사업비를 집행하여야 하고, 사업비종합관리시스템을 적용하는 사업은 사업비 집행일부터 30일 이내에 사업비 사용내역을 시스템에 입력하여야 한다. 사업비관리시스템이 구축되지 않은 수행기관은 자체적으로 사용내역을 관리한다.
⑤사업비 사용 후 카드 매출전표, 계좌이체 확인서 또는 세금계산서 등 증빙내역을 수행기관 내부규정에 따라 총 사업기간 동안 관리하여야 한다. 이 경우, 증빙자료 중 영수증서는「전자문서 및 전자거래 기본법」등 관련 법령에 따라 전자적 형태로 보존하는 것을 원칙으로 하되, 수행기관에 정산시스템이 구축되지 않은 경우 등 부득이한 사유가 있을 때에는 종이문서로 보존할 수 있다.
원칙은 전자 형태로 받을수 있는것을 전자적 형태로 보존하는것이라고 하나 현실은 종이문서로 보존하고 있음
최근 2018년도 7월 부터 한국연구재단 등 에서 추진되는 과제들의 경우 연구비카드로 집행시 카드 영수증은 불필요하다고 하고 있음. (단 Ezbaro 시스템 사용시)
연구계획에 의한 연구비카드로 집행한 모든 경비에서의 카드 전표는 원본을 준비(비치 하지 않아도 됨)제출 하지 않고 시스템에 연계하여 신용카드 거래정보 및 Ezbaro의 사용내역서로 대체, 카드영수증 불필요. Ezbaro에 입력된 사용내역이 불분명할 경우 증빙서 확인한다는 것입니다.
연구개발비 집행 시 사전 원인행위는 기존과 같이 병행하여 실시 하되 연구비카드 및 전자세금계산서은 원본을 제출하지 않아도 시스템에 거래정보를 가져야 대체 한다는 것입니다. 별도의 정밀정산시 웹상에서의 증빙서로 가름 한다는 것입니다. 2018년 7월 1일부터 진행하는 모든 연구과제(수행중 과제 및 신규 진행 과제 등)가 해당이 되는 것입니다.
언제쯤 풀칠을 하지 않게 될런지 모르겠네요
